Digitale werkplek en Office 365

Microsoft Office 365 is een krachtig en divers platform. Onze ervaring is echter dat veel organisaties er niet het maximale uithalen, omdat ze moeite hebben met het succesvol uitrollen van deze oplossing als digitale werkplek.

Wat is dan die digitale werkplek? Niemand kent dé definitie van de digitale werkplek en toch heeft een ieder een eigen definitie van de digitale werkplek. Zijn die dan allemaal onjuist? Nee, integendeel. Elke definitie van een digitale werkplek kan een juiste zijn. De digitale werkplek is de werkplek waarin en waarmee u, uw team en daarmee uw organisatie de meeste efficiëntie haalt.

Wat is Microsoft Office 365?

Office 365 is een hulpmiddel dat kan helpen en ondersteunen bij het creëren van een digitale werkplek. Doordat Microsoft Office 365 gigantisch veel mogelijkheden heeft, is het vrijwel onmogelijk om in één keer alle beschikbare functionaliteiten uit te rollen. Het is daarom belangrijk om klein te beginnen en de tijd te nemen om organisatiedoelen uit te werken in een tempo dat past bij de organisatie.

Office 365 is een volledige oplossing die veel basiswerkzaamheden samenbrengt in één pakket. U werkt daardoor veilig én samen. Het is namelijk ontworpen voor teamwork. Alles is visueel aantrekkelijk vormgegeven en voor iedereen gebruiksvriendelijk vanwege de vele intelligente apps. Met Office 365 is veel mogelijk, maar met het simpelweg implementeren van deze software bent u er nog niet. Het is namelijk belangrijk om de digitale werkplek goed in te richten én dit te waarborgen.

Maar waar begint u? De eindgebruiker is de sleutel tot succes. Wij, NLcom, helpen u graag op weg en begeleiden u bij een succesvolle implementatie van Office 365. Wilt u weten wat de mogelijkheden zijn, neem dan contact met ons op. 

Hoe haalt u het maximale uit uw Office 365 omgeving?

Een organisatie die er voor kiest om naar ‘de Cloud’ te gaan, wil er het maximale uithalen. U haalt het maximale uit uw Office 365 omgeving indien u deze in z’n geheel integreert, de medewerkers deze op de gewenste manier én op frequente basis gebruiken. Een succesvolle Office 365 omgeving is echter niet in één dag gemaakt. Afhankelijk van het startpunt van de organisatie kan het maanden duren voordat het gewenste resultaat is behaald. Direct alle beschikbare functionaliteiten van het platform uitrollen voor de hele organisatie brengt een bijna niet te managen hoeveelheid aan veranderingen met zich mee. Ook vereist een nieuwe IT-oplossing een verandering van gedrag, iets wat aandacht en tijd nodig heeft en in veel gevallen niet vanzelf gaat.

Stel u voor, u werkt samen in een team, maar ook steeds vaker buiten kantoor. Hoe organiseert u dan alle software, documenten en data? Zonder dat u telkens weer opnieuw applicaties moet installeren en documenten deelt via de mail? Microsoft Office 365 is de oplossing. Alles staat in de Cloud en u werkt altijd met de laatste versie. Maar doet u dit wel efficiënt?

Aandachtspunten voor uw digitale werkplek

Met onderstaande 5 stappen zet u een grote stap in de richting van de Cloud en een digitale werkplek.

1. Hoe is de IT architectuur opgebouwd?

Breng voor de implementatie uw infrastructuur goed in kaart. Want zonder inzicht loopt u het risico dat u nog niet klaar bent voor het werken in de Cloud of dat de IT architectuur onvoldoende schaalbaar is voor uw toekomstplannen. Breng ook uw (bedrijfs-)processen in kaart. Heeft u alles in kaart gebracht, dan weet u precies waar u aan toe bent en weet u bijvoorbeeld zeker dat uw systeem Microsoft Office 365 aan kan zónder dat de systemen trager werken.

2. Zie het niet als een IT-vervangingsproject

Wanneer u de Office 365 implementatie als een IT-vervangingsproject ziet loopt u mogelijk kansen mis. Microsoft Office 365 leent zich namelijk uitstekend voor inzet bij organisatiedoelstellingen en is dus méér dan een vervanging. En wanneer ook uw medewerkers op de hoogte zijn, creëert u draagvlak voor succes. Begin daarom met het inventariseren van de wensen bij de medewerkers. Waar willen zij de nieuwe technieken voor gebruiken? Welke processen zijn te automatiseren of te vereenvoudigen?

3. Welke data wordt gemigreerd?

Neem niet zomaar alle data over, maar blijf kritisch. Kijk naar de juiste versies en zorg dat deze meegaan in de migratie. Migreer geen verouderde bestanden, waardoor de datakwaliteit achteruit gaat en uw medewerkers gefrustreerd raken. Het is dus zaak om goed te inventariseren of, en welke data gemigreerd moet worden naar de Cloud. Probeer ook na te denken over de manier waarop de data gebruikt wordt, of dat er andere mogelijkheden zijn om data te verwerken of te structureren. Kijk kritisch naar de huidige data en manier van werken.

4. Neem ook mobiel mee in uw plannen

Alles is geregeld voor de werkstations en browsers, maar houdt u ook rekening met mobiel? Bijna iedereen heeft tegenwoordig een mobile device heeft waar hij of zij ook mee werkt. Heeft u al eens aan een mobiele strategie gedacht? Zo benut u alle elementen van Office 365 en creëert u meer toegevoegde waarde. Office 365 heeft zowel apps voor iOS als Android waardoor het op vrijwel elke mobiele telefoon en tablet uitgerold kan worden.

Naast de bestaande Office 365 apps denken we graag met u mee en is het zelfs mogelijk dat we een app voor u ontwikkelen. Office 365 heeft al apps als Outlook en SharePoint maar misschien heeft u behoefte aan een Bezoekersregistratie App of andere maatwerk app?

5. Ziet u door de bomen het bos niet meer?

De mogelijkheden binnen Office 365 lijken eindeloos en omdat het de nieuwste technieken betreft, zet u logisch het liefst alles in. Maar heeft u alles wel nodig? Bij punt twee gaven wij al aan dat u moet uitgaan van de gebruikersmotieven en de doelen van de eindgebruiker. Focus daar dus ook op om het maximale voor uw organisatie uit Office 365 te halen.

Wij, NLcom, helpen u graag op weg en begeleiden u bij een succesvolle implementatie van Office 365 . Wilt u weten wat de mogelijkheden zijn, neem dan contact met ons op.