Samenwerken 3.0: minder emails, meer communicatie!


Bij NLcom hebben we grote mailboxen, de ene nog groter dan andere. Email wordt bij veel organisaties heel vrij en breed ingezet. Om de grote hoeveelheid en diversiteit van emails aan te kunnen, stoeien mensen met verschillende manieren om grip te houden op het grote spel van vraag en antwoord. Tijd om het tij te keren en slimmer te gaan werken. 

Onze ambitie: we gaan intern bij NLcom minder emails sturen. In plaats daarvan gaan we intensiever samenwerken door gebruik te maken van een omgeving voor online samenwerking. We zien echter nog altijd dat veel zaken die via email worden gecommuniceerd beter anders gecommuniceerd kunnen worden. Helemaal stoppen met emails sturen gaat ons voorlopig niet lukken; de wereld is immers veel groter dan wijzelf, we ontvangen veel emails en voor bepaalde doeleinden vinden we email best handig. 

Wanneer twee collega’s via email iets afstemmen (bijv. over een taak of een offerte) dan biedt email ons in technisch opzicht niets interessants. Er is geen sprake van een softwarematige workflow, geen grip op terugkoppeling, geen statusinzicht, geen rapportagemogelijkheid en zeker geen centrale (verzamel)plek. Email biedt digitale communicatie, meer is het niet. Sommige email programma’s, zoals Outlook, proberen dit nadeel te ondervangen met kleurcoderingen en herinneringen, maar bieden onvoldoende functionaliteiten om de uitdagingen te lijf te gaan, met name indien meer dan één persoon rondom hetzelfde dossier communiceert.

NLcom heeft software in gebruik om onderling taken, kennis en documenten uit te wisselen. De laatste jaren zijn er diverse cloud oplossingen op de markt gekomen die bedacht zijn voor online samenwerking. Zo biedt Microsoft met Office365 een compleet en steeds omvangrijker platform aan. Ook andere partijen timmeren hard aan de weg: voor eenvoudige toepassingen zijn legio clouddiensten in te zetten, voor wie wat meer wil bieden partijen zoals Atlassian interessante, doch kostenefficiënte toepassingen aan.

Binnen NLcom zetten we o.a. Jira en Confluence van Atlassian in; deze pakketten vormen een goede aanvulling voor ons taken- en projectenmanagement. Telkens meer zien we bij NLcom de voordelen van het steeds meer centraliseren van onze samenwerking. Binnen NLcom worden deze gereedschappen zodoende alsmaar intensiever ingezet. Continue bouwen we aan onze expertise hieromtrent en vanzelfsprekend helpen we graag ook uw organisatie op weg bij kiezen en gebruiken van gereedschappen van online samenwerking.

Gino de Jeu schreef deze blog op 14.02.2018.